Основную часть командировочных расходов составляют затраты на проживание. Оплата гостиницы в командировке должна быть подтверждена документами, удостоверяющими расходы. Обычно командировочным выдают счет, подтверждающий факт оплаты. Этот документ относится к бланкам строгой отчетности и содержит информацию:
реквизиты гостиницы;
наименование документа;
номер бланка и дату оформления;
данные гостя с указанием сроков пребывания в отеле;
расчет стоимости;
подпись руководителя и печать.
Вернувшись из командировки, сотрудник предоставляет в бухгалтерию документы, удостоверяющие проживание в гостинице. К счету из гостиницы необходимо приложить кассовый чек — без него счет не будет подтверждающим документом.
Все предоставленные в отеле услуги командировочному фиксируются в документах строгой отчетности. Чеки из гостиницы должны быть с ККМ (контрольно-кассовой машины), зарегистрированных в налоговом органе. К вторичной документации относятся бланки, форму которых устанавливает руководство гостиницы самостоятельно.
Ну а гостиница отчетные документы являются подтверждением затрат и оформляются для командировочных в соответствии с установленными правилами. При отсутствии документов невозможно проверить факт проживания в гостинице и обоснованность затрат.
Для служащих государственных учреждений чаще требуется квитанция отеля на бумажном носителе. В коммерческих компаниях схемы отчетности могут быть другими. При оплате путем безналичного расчета отель выдает счет-фактуру с выделением НДС.
